Etäkokouksia ja videoneuvotteluja järjestetään vuosi vuodelta enemmän. Monilla yrityksillä voi olla esimerkiksi useassa eri toimipisteessä työskenteleviä henkilöitä tai asiakkaita eri puolilla maailmaa.
Tällöin onkin huomattavasti järkevämpää hoitaa yhteydenpito videokuvan välityksellä sen sijaan, että ympäristöä kuormitettaisiin ja yrityksen varoja kulutettaisiin matkalippuihin vain lyhyen tapaamisen tähden.
Vaikka kunnollinen laitteisto ja välineet videokonferensseihin saattavat kustantaa sievoisen summan. Toisinaan tätä varten on otettava yrityslaina ilman vakuuksia, mutta monen yrityksen kohdalla sijoitus on sen arvoinen pitkällä tähtäimellä.
Mitä varusteita ja laitteita videoneuvotteluihin tarvitaan?
Videon välityksellä netissä järjestettävissä kokouksissa ja muissa tapaamisissa voidaan hyödyntää monenlaisia eri välineitä ja laitteita. Karkeasti ne voidaan jakaa äänen- ja videontoistolaitteisiin.
Tyypillisiä videotapaamisissa käytettäviä laitteita ja tarvikkeita ovat esimerkiksi kuulokkeet, mikrofonit, kaiuttimet, kamerat, projektorit, näyttöruudut ja tietokoneet. Usein etäpalavereja varten on hankittava myös ohjelmistoja tai etätyösovelluksia viestinnän helpottamiseksi.
Kaikkia laitteita ei tietenkään ole syytä hankkia, etenkään silloin jos videotapaamisia järjestetään yrityksessä vain silloin tällöin ja ne ovat luonteeltaan rennompia. Usein jo kannettavan tietokoneen sisäänrakennetulla järjestelmällä pärjää aivan riittävästi, sillä uudemmissa läppäreissä on laadukas kamera ja sisäänrakennettu mikrofonikin on tarpeeksi hyvä.
Etäkokousten yleistyessä on entistäkin tärkeämpää huolehtia siitä, että yritykseltä löytyvät riittävät valmiudet niiden järjestämiseen. Yrityksestä välittyy helposti epäammattimainen kuva, mikäli kokoukseen ei ole valmistautunut riittävän huolellisesti.
Sen lisäksi että kokouksen sisältöön täytyy valmistautua, on myös kokoustilan valmisteleminen tärkeää, jotta kaikki sujuisi mahdollisimman sujuvasti ilman viivästyksiä tai teknisiä ongelmia.
Lähde liikkeelle perustarvikkeista
Riippuu pitkälti kokouksen tai tapaamisen luonteesta, millaisia laitteita tai tarvikkeita sen järjestämiseen tarvitaan. Joissain tapauksissa voi riittää, että kokoukseen osallistuvat tuovat mukanaan omat välineensä, kuten esimerkiksi kannettavat tietokoneensa ja kuulokkeensa.
Muussa tapauksessa yrityksen on järjestettävä kokoustilaan tarvittavat välineet onnistuneen kokouksen järjestämiseksi. Nyrkkisääntönä voidaan kuitenkin pitää sitä, että mitä enemmän ihmisiä etäkokoukseen osallistuu, sitä enemmän erilaisia laitteita tarvitaan.