Image Source: FreeImages
Toimistotyöskentely voi olla uuvuttavaa, varsinkin jos istut päivittäin pitkiä tunteja työpöydän ääressä. Useimmat ihmiset vihaavat työtään, joten ei ole yllättävää, että monet työntekijät kamppailevat työpäivän läpi odottamatta sen loppua. Silti suurin osa meistä työskentelee edelleen mieluummin toimistossa kuin kotoa käsin, koska ymmärrämme tiimityön ja kollegoiden kanssa ylläpidettävien ammatillisten suhteiden arvon. Toimistotyöskentelyssä on myös etunsa, kuten pääsy erilaisiin resursseihin, jotka tekevät työelämästä helpompaa ja miellyttävämpää. Siksi monet toimistot tarjoavat nykyään työntekijöilleen digitaalisia työkaluja, kuten yhteistoiminnallisia asiakirjojen muokkausohjelmia, videoneuvottelupalveluja ja tehtävienhallintaohjelmistoja. Nämä työkalut on suunniteltu lisäämään tuottavuutta vähentämällä manuaalisia prosesseja ja vähentämällä turhia tehtäviä, kuten asiakirjojen arkistointia tai kokousten aikatauluttamista. Sen sijaan, että luotettaisiin paperitiedostoihin tai valkotauluihin tiedon jakamisessa, monet toimistot käyttävät nykyään verkkoresursseja parantaakseen henkilöstön välistä viestintää ja tehokkuutta. Jos työskentelet toimistossa ja sinulla on vaikeuksia pysyä tuottavana työpäivän aikana, tutustu tähän luetteloon 10 digitaalisesta toimistotyökalusta, jotka voivat auttaa sinua tehostamaan työnkulkua:
Dropbox
Dropbox on yksi suosituimmista pilvitallennuspalveluista, jonka avulla käyttäjät voivat jakaa, muokata ja tallentaa tiedostoja verkossa. Tämä tarkoittaa, että pääset helposti käsiksi tiedostoihisi millä tahansa laitteella, kuten pöytätietokoneella, kannettavalla tietokoneella tai älypuhelimella. Dropboxin käyttäminen yhteistyöhön on loistava tapa työskennellä kollegoiden kanssa tiimiprojekteissa. Voit helposti jakaa tiedostoja muiden tiimin jäsenten kanssa, muokata ja tehdä muutoksia asiakirjaan ja tallentaa ja ladata sen sitten uudelleen Dropbox-kansioon. Näin sinun ei tarvitse lähettää suuria tiedostoja sähköpostitse edestakaisin, ja Dropboxissa on myös mahdollisuus asettaa tiedosto “näkyväksi”, jolloin voit seurata, kuka on nähnyt tietyn asiakirjan. Jos etsit tapaa yksinkertaistaa työnkulkuasi ja välttää työpöytien sekamelskaa, voit käyttää Dropboxia digitaalisten arkistointijärjestelmien luomiseen. Luo vain kansioita ja alikansioita erityyppisten tiedostojen tallentamista varten, ja löydät etsimäsi helposti, kun tarvitset sitä.
Slack
Jos toimistossasi käytetään Slackia viestintään, tulet rakastamaan sitä, miten helppoa on pitää yhteyttä kollegoihin ja säästää aikaa. Slackin avulla voit käyttää tiedostoja, siirtää linkkejä ja jakaa asiakirjoja tiimisi jäsenten kanssa. Luo yksinkertaisesti uusi kanava ja jaa sitten tiedostoja kollegojesi kanssa lataamalla ne suoraan kanavalle. Voit myös integroida muut digitaaliset työkalusi, kuten Skypen tai Google Appsin, viestien lähettämiseen ja vastaanottamiseen. Slack sopii erinomaisesti tiimityöskentelyyn, etenkin jos työskentelet projekteissa etätyökavereiden kanssa. Voit helposti lähettää viestejä tiimisi eri jäsenille ja luoda kanavia eri aiheille. Voit myös käyttää “huuto”-ominaisuutta lähettääksesi viestin kaikille tiimin jäsenille kerralla, mikä voi olla hyödyllistä, kun haluat varoittaa heitä tärkeästä tiedosta. Jos olet esimies, voit käyttää Slackia myös pitämään yhteyttä tiimiisi, jakamaan tehtäviä ja seuraamaan projektipäivityksiä.
Google-kalenteri
Jos toimistossasi käytetään Google-kalentereita kokousten ja tapahtumien suunnitteluun, voit käyttää niitä myös tietokoneelta tai älypuhelimesta. Liitä kalenteri vain älypuhelimeesi, ja voit lisätä tapaamisia myös matkalla. Voit myös luoda Google-kalentereiden avulla jaettuja kalentereita, joiden avulla tiimin jäsenet voivat tarkastella ja muokata tapaamisia. Tämä voi olla kätevää, jos työskentelet projektin parissa eri paikoissa sijaitsevien henkilöiden kanssa. Google-kalentereiden avulla voit myös luoda toistuvia tapahtumia, kuten henkilökunnan kokouksia joka perjantai. Google-kalenterit on myös integroitu Gmailiin, ja niiden avulla on helppo jakaa kalentereita tiimin jäsenten kanssa. Kutsu vain muut ihmiset katsomaan kalenteriasi, ja he saavat kutsut sähköpostitse.
Adobe Spark
Jos työskentelet markkinoinnin tai viestinnän parissa, pidät Adobe Sparkin ominaisuuksista. Tämä verkkopohjainen ohjelmisto on suunniteltu luoville aloille, ja sen avulla voit helposti luoda kiinnostavaa sisältöä, kuten videoita, grafiikkaa, infografiikkaa ja verkkosivustoja. Tarjolla on paljon malleja, joiden avulla voit luoda nopeasti sisältöä sosiaaliseen mediaan tai julkaista artikkeleita verkkosivustollasi. Voit myös tuoda kuvia tietokoneeltasi tai ottaa valokuvia älypuhelimellasi, lisätä tekstiä ja valita erilaisista suodattimista ja erikoistehosteista luodaksesi kiinnostavaa sisältöä. Adobe Sparkin avulla voit myös luoda interaktiivisen tiimitaulun, jolla voit seurata projekteja ja näyttää tärkeitä tietoja kollegoillesi. Tämä voi olla loistava tapa seurata asiakasprojekteja ja niiden edistymistä.
RingCentral Meetings
Jos toimistossasi käytetään kokouspuheluita ja videoneuvotteluja, rakastat RingCentral-palvelua. Tämän digitaalisen työkalun avulla voit luoda konferensseja ja liittyä kollegoihisi heidän puhelinnumeroidensa avulla. Voit myös helposti siirtää puhelut älypuhelimeesi, kun olet liikkeellä. RingCentral sopii erinomaisesti yhteistyöhön eri maissa ja aikavyöhykkeillä sijaitsevien asiakkaiden ja tiimin jäsenten kanssa. Voit luoda videokonferensseja ja liittyä kokouksiin yhdellä napsautuksella, ja on myös ominaisuus, jonka avulla voit siirtää tiedostoja yksityisesti puhelun aikana. RingCentral on integroitu myös muihin verkkotyökaluihin, kuten Google Driveen ja Dropboxiin, joten voit helposti siirtää tiedostoja videopuhelun aikana.
Evernote
Jos pidät siitä, että teet paljon muistiinpanoja, Evernote on loistava digitaalinen työkalu ideoiden keräämiseen ja järjestämiseen. Kyseessä on verkkopohjainen tuottavuussovellus, jonka avulla voit luoda erilaisia muistikirjoja ja tallentaa kaikenlaista tietoa. Voit myös helposti lisätä tunnisteita ja luoda hakukelpoisia avainsanoja, jotta löydät tietyt muistiinpanot nopeasti, kun tarvitset niitä. Evernote sopii erinomaisesti tietojen keräämiseen eri lähteistä, kuten kirjoista, artikkeleista ja verkkosivustoista. Voit käyttää sitä myös kokouspöytäkirjojen seuraamiseen, luetteloiden luomiseen ja epävirallisten aivoriihien jäsentämiseen. Jos työskentelet tiimissä, voit myös kutsua muita ihmisiä tekemään yhteistyötä muistikirjojesi kanssa. Tämä on loistava tapa seurata kollegoiden välisiä ideoita ja keskusteluja ja jakaa tärkeää tietoa.
Toggl
Toggl on hyödyllinen työkalu ajanseurantaan ja projektien hallintaan. Tämä on digitaalinen työkalu, jolla voit luoda projekteja ja jakaa tehtäviä kollegoille. Voit helposti luoda aikatauluja ja määrittää tehtäviä projektin jäsenille, ja verkkosovellus on käytettävissä myös sovelluksena älypuhelimessa. Toggl sopii erinomaisesti useiden projektien hallintaan ja projektien määräaikojen seuraamiseen. Voit luoda projekteja ja lisätä sitten tehtäviä kuhunkin projektiin. Tämä on hyödyllistä, jos työskentelet toimistossa ja hallinnoit useampaa kuin yhtä projektia, sillä voit seurata edistymistä ja nähdä, mitkä projektit tarvitsevat enemmän huomiota. Toggl on hyödyllinen myös, jos hallinnoit tiimiä ja haluat kirjata työtunnit. Voit antaa jäsenille tehtäviä ja seurata kunkin tehtävän tuntimäärää. Tämä on hyvä tapa seurata, kuinka paljon aikaa tiimin jäsenet käyttävät projekteihin, ja tunnistaa alueet, joilla tiettyihin tehtäviin käytettyä aikaa on vähennettävä.
Office 365 -sovellukset: Word, Excel ja PowerPoint
Jos toimistossasi käytetään Microsoft Office -ohjelmistoja, kannattaa tutustua Office 365 -sovelluksiin, jotta näet, miten voit käyttää niitä työnkulun yksinkertaistamiseen. Voit käyttää Wordia, Exceliä ja PowerPointia asiakirjojen ja esitysten luomiseen ja muokkaamiseen tiimiäsi tai asiakkaitasi varten. Voit myös helposti jakaa asiakirjoja kollegojesi kanssa joko kutsumalla heidät muokkaamaan asiakirjaa tai lisäämällä ne jaettuun kansioon. Kaikki kolme sovellusta ovat saatavilla verkkopohjaisina sovelluksina, joten voit käyttää niitä millä tahansa laitteella ja välttää ohjelmistojen lataamisen tietokoneellesi. Wordissa, Excelissä ja PowerPointissa voit myös luoda älykkäitä kansioita. Tämä tarkoittaa, että voit valita kansion ja sitten valita, minkä tyyppisiä asiakirjoja haluat tallentaa. Tämä voi olla hyödyllistä, jos työskentelet monien asiakirjojen kanssa ja haluat korostaa tärkeitä tiedostoja.
Johtopäätös
Toimisto on hieno paikka työskennellä, mutta voi olla vaikea keskittyä, jos ympärilläsi on muita, jotka eivät ole niin tuottavia kuin pitäisi. Nämä digitaaliset työkalut voivat auttaa sinua pysymään kärryillä ja saamaan työsi tehtyä ja olemaan samalla sosiaalinen. Toimistotyöskentely voi olla haastavaa, varsinkin kun yrität keskittyä omiin tehtäviisi samalla kun muut ihmiset ympärilläsi puhuvat ja lähettävät sähköposteja. Nämä digitaaliset toimistotyökalut voivat auttaa sinua pysymään tuottavana ja välttämään häiriötekijöitä.